¿Quieres ser más productivo? Cuatro problemas y soluciones

¿Quieres ser más productivo y optimizar la gestión de tu tiempo? En este artículo te ayudo a que seas consciente de los cuatro problemas principales de la improductividad: procrastinación, falta de resultados, desorganización y multitarea. También te explico cómo ponerle solución para ser una persona más productiva y organizada, y  trasladarlo a tu negocio.

Vamos al lío.

 

¿Qué es la productividad?

Empecemos por el principio.

La productividad es un concepto que parece imprescindible en nuestra vida cotidiana; y aunque se puede aplicarse en multitud de ámbitos, este término suele utilizarse en relación con el desarrollo profesional.

Si eres un trabajador o trabajadora por cuenta ajena, tu empresa te exigirá unos niveles determinados de productividad basados en estadísticas sobre si eres o no rentable. Si, por el contrario, eres tú la jefa o jefe de tu vida, probablemente estarás mucho más preocupado en ser productivo ya que es imprescindible para sacar tu negocio adelante.

Pero seamos sinceros…

¿Acaso siempre te sientes productivo?

Si la respuesta es sí, ¡enhorabuena!, eres un hacha de la productividad, has encontrado tu equilibrio óptimo en la gestión de tareas, y es probable que este artículo no te aporte demasiado. Si por el contrario sientes que podrías optimizar mejor tu tiempo, quédate cinco minutos más porque te voy a explicarte unos trucos para aumentar tu productividad.

Primero vamos al problema…

¿Por qué no te sientes productivo?

Puedes sentirte improductivo por cuatro razones principales:

        • Procrastinación
        • Falta de resultados
        • Desorganización
        • Multitarea

Ahora que las cartas están sobre la mesa, voy a hablarte específicamente de cada una de las razones y sus posibles soluciones.

 

Procrastinación

Tal vez esta es la razón más obvia para no sentirte productivo. Procrastinar es posponer las tareas que te llevan hacia tu objetivo, por pereza o porque te surge siempre algo mejor que hacer.

Soluciones

          • Realiza las tareas que más pereza te den o que sean más densas en primer lugar y sin distracciones (adiós al whatsapp, redes sociales, u observar pajaritos por la ventana).
          • Organiza tus tareas por prioridades. Realiza primero las imprescindibles para conseguir resultados óptimos. Estas son las que te necesitan totalmente focalizado/a y concentrado/a en ellas.

 

 

Desorganización

Llegados a este punto ya estás concienciado/a para no procrastinar por inercia y has hecho los deberes. Tienes ante ti una lista de tareas jerarquizadas y sabes cuáles te requieren más energía.

Sin embargo, ignoras cómo organizarte. Te esperan muchas tareas, reconoces las importantes, pero te surgen un montón de urgencias en el día. Además, careces de rutina y realizas tu trabajo según va viniendo.

Soluciones:

          • Rutinas. Si hay una tarea que vas a realizar todos los días, establece un horario. Si necesitas un descanso a media mañana, procura que siempre sea a la misma hora. Por supuesto, si trabajas desde casa, ten un horario fijo. Y aunque suelen surgir imprevistos, por lo menos empieza a la misma hora a trabajar.
          • Organiza tus tareas según sean importantes o urgentes. Las importantes son las que te necesitan sí o sí para sacar el trabajo adelante o alcanzar tus objetivos. Las urgentes son aquellas que hay que hacer cuanto antes y van revelándose a lo largo del día, semana, o mes.
          • Realiza las importantes primero porque siempre te van a surgirte tareas urgentes. Dale prioridad a lo importante para que cuando lo urgente llegue, ya hayas avanzado hacia tus objetivos y, por lo tanto, hacia tus sueños.

 

 

Falta de resultados

En este puntoapenas hay procrastinación y llevas una organización relativamente buena. Pero te sientes improductivo ya que a pesar de tu esfuerzo diario en dar lo mejor de ti mismo y dejarte la piel en las tareas del día a día con tus clientes y productos, no ves resultados o al menos, como desearías.

Esto sucede principalmente porque o bien no eres realista con los objetivos que quieres conseguir o no tienes una estrategia óptima.

Soluciones

          • ¿Cómo ser realista?

Sencillo. No vayas directamente a por un objetivo principal. Márcate pequeños objetivos que te lleven paso a paso a tu objetivo superior: ya sea aumento de leads, beneficios, tiempo libre, etc.

De esta forma no te frustrarás por no haber conseguido en una semana tu objetivo prioritario (de hecho, si lo cumples en dichos días no debería considerarse «objetivo principal»; has bajado demasiado el listón). Por el contrario, celebrarás cada pequeño logro y te sentirás satisfecho/a.

 

          • ¿Cómo tener una buena estrategia?

Este punto está relacionado con el anterior. En primer lugar, márcate un objetivo principal SMART: Específico, Medible, Alcanzable, Responsive (que dependa de ti) y medible en el Tiempo.

Una vez tengas tu objetivo SMART, establece 4/5 subobjetivos derivados de él. De cada subobjetivo escribe todas las tareas que debes desarrollar y planifícatelo todo en el calendario. De tal modo que día tras día tengas una tarea que te enfoque en alcanzar tu objetivo principal sin agobios.

 

Multitarea

En este punto ya has avanzado bastante: la procrastinación no es un problema. De hecho, te encuentras en el otro extremo: no querer parar de trabajar en todo a la vez.

Tampoco es importante ya la organización porque tienes tu agenda está bien estructurada y dispones de una estrategia con objetivos SMART, secundarios e hitos.

Sin embargo, al ver la cantidad de cosas pendientes y querer hacerlas todas al mismo tiempo, el ansia te puede. Por un lado, es positivo que te vuelques en hacer cientos de cosas en tu trabajo o negocio pues significa que te ilusiona, motiva y aspiras a conseguir tus objetivos.

Por otro lado, el día tiene 24 joyas y no dan más de sí. No se puede hacer todo a la vez, no es factible y es estresante. Es insostenible trabajar 12/15 horas todos los días, aparte de una señal de ser muy exigente contigo mismo.

Es cierto que, en algunos momentos puntuales como lanzamientos o campañas, hay un mayor volumen de trabajo, pero aun así es contraproducente prolongarlo en el tiempo; básicamente porque el trabajo acaba siento tu vida. Si eliges vivir así es respetable, pero para mí la vida la forman muchas otras facetas importantes.

Soluciones

          • No intentes ir a por más de 3 objetivos a la vez. Es mucho más cómodo, focalizado, estratégico y factible trabajar en pocos objetivos al mismo tiempo. Si puedes ir solo a por uno, mejor, máximo tres.
          • Marca los tiempos que tardas en realizar cada tarea. A veces uno se agobia por invertir más de lo esperado en las tareas asignadas. Es fundamental que midas tu tiempo. Gracias a ello, te conocerás más e incluso sabrás en qué horas eres más productivo/a.
          • Organiza tu agenda. Planifica cada día de la semana en bloques de tiempo. Incluye espacios en blanco para imprevistos, porque siempre hay imprevistos.
          • Busca apoyo. Si estás en el punto de mujer/hombre orquesta y realmente no das más de ti… es el momento de confiar en alguien para que te ayude a gestionar las tareas de tu negocio. Las acciones que has realizado en el pasado te han llevado al estado actual. Si pretendes avanzar, haz algo diferente; si no te estancarás.

 

Ahora, cuéntame, ¿te identificas con alguna de las razones de improductividad?, ¿te sientes improductivo por otra razón?, ¿crees que puedes aplicar alguna solución desde hoy mismo para sentirte más productivo? Nos vemos en comentarios.

 

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COMENTARIOS

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2 comentarios en “¿Quieres ser más productivo? Cuatro problemas y soluciones”

  1. Me gusta mucho como lo expones, parece una guía paso a paso, y la sensación de que es normal que no domines todos los puntos a la vez si no uno a uno. Yo ahora después de mi sesión contigo estoy en fase de análisis de tiempos y me tiene muy motivada saber qué hay soluciones, muchas gracias!!!

    1. Muchas gracias por tu comentario Raquel.
      Todo se puede aprender y en todo se puede mejorar, lo importante en seguir el camino adecuado y dejarse aconsejar. Como has hecho tú.
      Un fuerte abrazo.

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